Absätze und Formatvorlagen

Hand aufs Herz - wer hat schon mal mit diesen ominösen Formatvorlagen gearbeitet? Okay, Überschrift 1, die kennen wir vermutlich alle, aber wer nutzt schon den Rest? Wer es nicht tut, muss viel Arbeit in Kauf nehmen und unter Umständen jedes Kapitel händisch formatieren. Ein Hoch auf die Formatvorlagen! Inzwischen weiß ich die Dinger echt zu schätzen.

Und dann wären da noch diese blöden Abstände, die Word einem standardmäßig bei jedem Enter produziert und die den Text so zerrissen aussehen lassen. Und überhaupt - welche Schriftart soll man wählen? Zeilenabstand einfach, zweifach ...? So viele Fragen. Ein paar Antworten will ich euch versuchen zu geben.

Zuerst mal die Wahl der Schriftart. Nicht unwichtig, will man seine Leser glücklich machen. Es hat einen Grund, warum fast alle gedruckten Texte in einer Serifenschrift gesetzt sind. Serifen, das sind diese kleinen Füßchen an den Buchstaben. Sie fördern den Lesefluss, indem sie das Auge zum nächsten Buchstaben weiterführen, ähnlich wie die Bögen bei Schreibschrift. Eine klassische Serifenschrift ist die Times New Roman, aber es gibt noch unglaublich viele andere. Im Buchdruck wird oft auf Schriften wie Garamond gesetzt, aber im Grunde könnt ihr frei wählen.

Tipp: So schön Schmuckschriften auch sind - lesbar sind sie meist nur schlecht. Darum Schmuckschriften allenfalls für Kapitelüberschriften verwenden.

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass die von mir herzlich ungeliebte Times New Roman (TNR) die beste Text/Platzausbeute ergibt. Schriften unterscheiden sich nämlich nicht unerheblich von ihrer Größe und Laufweite, und so kann ein und derselbe Satz in Garamond 10 Pt. mehr Platz benötigen als in TNR 10 Pt.

Welche Schriftart und in welcher Größe ihr nehmt, entscheidet ihr am besten, indem ihr einen Beispielabsatz in verschiedenen Varianten ausdruckt und vergleicht. Vergleicht auch mit Verlagsbüchern. Ist eure gewählte Schrift deutlich größer als in Verlagsbüchern, solltet ihr vielleicht doch etwas kleiner werden - oder gleich Richtung Großdruck für Sehschwache gehen. Zum Zeilenabstand komme ich später noch, aber auch hier empfliehlt sich der Vergleich mit Verlagsbüchern.

Kommen wir nun zur Absatzformatierung.

Im Bereich Start findet sich bei Word etwa in der Mitte des Menüs der Button mit den horizontalen Linien und den hoch-/runter-Pfeilen. Dahinter verbirgt sich der Schnellzugriff auf die Zeilenabstände sowie der Unterpunkt Zeilenabstandsoptionen. Und der ist es, der euch interessieren sollte. Bei Klick darauf seht ihr Folgendes:

Überall, wo ein Ausrufezeichen steht, müsst ihr Einstellungen vornehmen. Sehr wichtig ist die Textausrichtung, die ihr ganz oben einstellen könnt. Unbedingt Blocksatz für Fließtexte nehmen! Flattersatz sieht unprofessionell aus und liest sich sehr schlecht.

Die normalen Einzüge müssen auf 0 stehen, aber rechts daneben, die erste Zeile jedes Absatzes, sollte einen Sondereinzug haben. Nicht zu groß, nicht zu klein. 0,5 cm empfinde ich als sehr gut.

Jetzt kommen wir zum Punkt Abstand. Vor und nach bedeutet nichts anderes, als dass das Programm zusätzlich zum gewählten Zeilenabstand bei jedem Enter den dort eingestellten Abstand ober- bzw. unterhalb einfügt. Meist ist ein Abstand nach von 12 Pt eingestellt, und der sorgt für diese furchtbaren Leerzeilen, die man im Fließtext gar nicht haben will. Beide Werte müssen also 0 sein.

Der Zeilenabstand richtet sich maßgeblich nach der von euch gewählten Schriftgröße. Bei einer Größe von 10 bis 10,5 Pt. empfinde ich mindestens 12 Pt. Zeilenabstand als gut. Auch hier rate ich zu Probedrucken und Vergleichen mit Verlagsbüchern. Am Bildschirm sieht es immer etwas anders aus. Je größer eure Schrift, desto größer muss auch der Abstand sein. Doch Vorsicht! Ist zu viel Luft zwischen den Zeilen, liest sich das auch nicht gut.

Hinter Zeilen- und Seitenumbruch verstecken sich ebenfalls wichtige Einstellungen. Voreingestellt ist bei mir leider immer, dass in diesem Bereich alle Häkchen gesetzt sind, und das führt zu Problemen.

Was bedeuten in diesem Kontext die Einstellungen unter Paginierung?

Dass Absätze auf Biegen und Brechen zusammengehalten werden. Stellt euch vor, ihr habt einen laaaangen Absatz, der von einert Seite bis zur nächsten reicht. Wählt ihr die Einstellungen Nicht vom nächsten Absatz trennen, diesen Absatz zusammenhalten und Seitenumbruch oberhalb, so wird Word den ganzen betroffenen Absatz auf die nächste Seite ziehen. Schlimmstenfalls habt ihr dann eine zur Hälfte leere Seite vor diesem Absatz. In jedem Fall habt ihr keine gleichmäßigen unteren Seitenabschlüsse, sondern mal mehr, mal weniger Leerraum nach unten. Ich empfehle: Alles ausschalten.

Nächster Punkt sind die Formatierungsausnahmen (unpassender Name). Zeilennummern sind bei den meisten Texten unerwünscht, also ausschalten. Und dann die Silbentrennung. Die sollte möglich sein, unbedingt, also auch hier das Häkchen entfernen.

Jetzt habt ihr eine Menge Einstellungen für einen Absatz vorgenommen. Genau, nur für einen. Damit das auch für den Rest eures Fließtextes gilt, gibt es die Formatvorlagen.

Markiert den von euch formatierten Absatz und macht einen Rechtsklick. Es tut sich ein Kontextmenü auf. Ungefähr in der Mitte findet ihr den Punkt Formatvorlagen. Sobald ihr mit der Maus drüberfahrt, erscheint ein weiteres Menü rechts davon. Ihr seht die ganzen Formatvorlagen - und dass ihr euch in der Vorlage Standard befindet. Im unteren Drittel dieses Feldes seht ihr den Button Standard aktualisieren, um der Auswahl zu entsprechen. Sobald ihr darauf klickt, passt sich euer gesamter Text euren zuvor getätigten Kriterien an (solange er auf der Vorlage Standard beruht, heißt das. Davon unbenommen sind z. B. Überschriften, die als Überschrift formatiert sind). Dieselbe Prozedur könnt ihr mit jeder beliebigen Formatvorlage durchführen: einaml ändern, auf alle gleich formatierten textteile übertragen. Ihr könnt sogar eigene Vorlagen erstellen, etwa, um Anhänge zu formatieren. Richtig angewandt sind diese Vorlagen unglaublich hilfreich!